Privacyverklaring

1. Inleiding

Dit is de privacyverklaring van SYNC Executive Search. SYNC Executive Search vindt de juiste leider of specialist voor organisaties en begeleidt professionals bij hun volgende loopbaanstap. Daarvoor verwerken wij persoonsgegevens. Wij gaan daar zorgvuldig en vertrouwelijk mee om, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de volgende dienstverlening:

• executive search: het zoeken en selecteren van kandidaten voor vaste posities bij onze opdrachtgevers;
• het begeleiden van professionals die een volgende stap in hun loopbaan overwegen;
• careercoaching, ook los van een zoekopdracht;
• het evalueren van een plaatsing en van het zoekproces met opdrachtgever en kandidaat.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

SYNC Executive Search is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor al uw vragen over privacy en voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met Ginette Verkleij, eigenaar van SYNC Executive Search.

• Naam: SYNC Executive Search
• KvK-nummer: 34390008
• Vestigingsadres: Schellingwouderdijk 173, 1023ND Amsterdam
• E-mail: info@syncsearch.nl
• Telefoon: +31 (0)6 41 26 69 55
• Website: syncsearch.nl

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van:

• (potentiële) kandidaten, ook als wij u zelf hebben benaderd voor een functie;
• deelnemers aan careercoaching;
• contactpersonen van (potentiële) opdrachtgevers;
• referenten die door een kandidaat zijn opgegeven;
• contactpersonen van leveranciers en andere zakelijke relaties;
• bezoekers van onze website en personen die via het contactformulier, het sollicitatieformulier of per e-mail contact met ons opnemen.

4. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig is voor onze dienstverlening. Van kandidaten en deelnemers aan coaching kan het gaan om:

• naam, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats) en uw LinkedIn-profiel;
• cv en motivatie, met gegevens over opleiding, werkervaring, huidige functie en dienstverband;
• informatie uit onze gesprekken, zoals uw drijfveren, ambities, wensen voor toekomstig werk en onze beoordeling van de mogelijke match;
• huidige en gewenste arbeidsvoorwaarden, zoals salaris en beschikbaarheid;
• referenties en informatie die referenten, met uw toestemming, over u verstrekken;
• feedback van opdrachtgevers over uw kandidatuur;
• overige informatie die u zelf aan ons verstrekt.

Van contactpersonen van opdrachtgevers, leveranciers en andere relaties verwerken wij vooral naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens, informatie over de opdracht en, waar van toepassing, factuurgegevens. Van referenten verwerken wij naam, contactgegevens, functie en hun informatie over de kandidaat.

Bijzondere en gevoelige gegevens. Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie of etnische afkomst, en niet om strafrechtelijke gegevens, een kopie van uw identiteitsbewijs of uw burgerservicenummer (BSN). Wij adviseren u deze gegevens ook niet in uw cv op te nemen; een foto, geboortedatum of nationaliteit is evenmin nodig. Een eventuele Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of identiteitscontrole vraagt de toekomstige werkgever zelf bij indiensttreding. Deelt u in een coachingsgesprek zelf gevoelige informatie, bijvoorbeeld over uw gezondheid, dan gebruiken wij die alleen voor het coachingstraject en met uw uitdrukkelijke toestemming. Wij nemen die informatie niet op in uw kandidaatprofiel en delen haar niet met opdrachtgevers.

5. Hoe wij aan uw gegevens komen

Meestal ontvangen wij uw gegevens rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via een gesprek, e-mail, het contactformulier of het sollicitatieformulier op onze website. Als executive searchbureau zoeken wij daarnaast actief naar geschikte kandidaten. Daarbij gebruiken wij openbaar beschikbare professionele bronnen, zoals LinkedIn en websites van organisaties, en aanbevelingen uit ons netwerk.

Hebben wij uw gegevens niet van u zelf ontvangen, dan informeren wij u daarover bij ons eerste contact, en in elk geval binnen een maand. Wij vertellen u dan ook waar wij uw gegevens vandaan hebben en verwijzen u naar deze privacyverklaring. Wilt u niet (meer) door ons benaderd worden, dan verwijderen wij uw gegevens op uw verzoek.

6. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden, elk op basis van een grondslag uit de AVG:

• Kandidaten benaderen en beoordelen voor een concrete zoekopdracht. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang en dat van onze opdrachtgever bij het vinden van de juiste kandidaat. Wij wegen dat belang af tegen uw privacybelang en beperken de verwerking tot wat nodig is.
• U voorstellen aan een opdrachtgever. Grondslag: uw toestemming. Wij delen uw naam, cv of andere gegevens pas met een opdrachtgever nadat u daarvoor per opdracht toestemming heeft gegeven.
• Uw gegevens bewaren om u te benaderen voor toekomstige passende functies. Grondslag: uw uitdrukkelijke toestemming, die wij apart aan u vragen. Het enkel toesturen van uw cv geldt niet als die toestemming.
• Referenties opvragen. Grondslag: uw toestemming.
• Careercoaching uitvoeren. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met u.
• Opdrachten van opdrachtgevers uitvoeren, evalueren en contact onderhouden met zakelijke relaties. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang.
• Reageren op vragen via het contactformulier, e-mail of telefoon. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
• Facturatie en administratie. Grondslag: een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht.
• Onze website beveiligen en verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang, of uw toestemming waar de wet dat vereist (zie artikel 12).

Willen wij uw gegevens voor een ander doel gebruiken, dan informeren wij u daar vooraf over.

7. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

SYNC Executive Search neemt geen besluiten over u die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, zoals profilering, en die rechtsgevolgen hebben of u op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen. De beoordeling en selectie van kandidaten gebeurt altijd door een mens.

SYNC Executive Search gebruikt AI-hulpmiddelen uitsluitend ter ondersteuning. Bijvoorbeeld bij het opstellen van teksten, de SYNC Executive Search website of het verkrijgen van informatie. AI-hulpmiddelen nemen nooit zelfstandig beslissingen over kandidaten.

8. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Binnen SYNC Executive Search heeft alleen Ginette Verkleij toegang tot uw gegevens. Wij delen persoonsgegevens alleen in de volgende gevallen:

• Met opdrachtgevers: uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven voor die specifieke opdracht.
• Met referenten: alleen met uw toestemming, om door u verstrekte informatie te verifiëren.
• Met dienstverleners (verwerkers): partijen die ons ondersteunen: Rudys.AI (website en formulieren), Google Workspace (e-mail en documenten) en Money Monk (facturatie). Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken in onze opdracht en zijn gebonden aan geheimhouding.
• Met overheidsinstanties: alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op verzoek van de Belastingdienst.

Worden uw gegevens gecorrigeerd, verwijderd of wordt de verwerking beperkt, dan informeren wij de ontvangers aan wie wij uw gegevens hebben verstrekt, zoals een opdrachtgever.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij verwerken uw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Money Monk (facturatie) is een Nederlandse dienst en verwerkt gegevens binnen de EER. Google Workspace (e-mail en documenten) kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken; Google is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, waarmee de Europese Commissie een passend beschermingsniveau heeft vastgesteld. Onze website wordt gebouwd en beheerd door Rudys.AI en gehost door Netlify, een Amerikaans bedrijf dat de site via een wereldwijd netwerk van servers aanbiedt. Inzendingen van het contact- en sollicitatieformulier slaat Rudys.AI op bij Hetzner, op servers in Duitsland. De e-mails die bij een inzending worden verstuurd, gaan via Resend, een Amerikaans bedrijf dat verzendt vanaf servers in Ierland. Netlify en Resend zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework en werken daarnaast met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op verzoek informeren wij u over de waarborgen die van toepassing zijn.

10. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Daarbij hanteren wij de volgende termijnen:

• Kandidaten in een zoekopdracht: tot uiterlijk vier weken na afronding van de procedure.
• Kandidaten die toestemming geven voor een langere bewaartermijn: tot één jaar na het laatste contact. Voor het einde van die termijn vragen wij of wij uw gegevens nog een jaar mogen bewaren. Zonder nieuwe toestemming verwijderen wij ze.
• Kandidaten die wij hebben benaderd, maar die niet reageren of geen interesse hebben: tot uiterlijk drie maanden na het laatste contact, tenzij u toestemming geeft voor langer bewaren.
• Geplaatste kandidaten: twee jaar na de plaatsing, in verband met de evaluatie en eventuele garantieafspraken met de opdrachtgever.
• Deelnemers aan careercoaching: twee jaar na afronding van het traject.
• Contactpersonen van opdrachtgevers en andere zakelijke relaties: zolang de zakelijke relatie duurt en tot twee jaar daarna.
• Berichten via het contactformulier of e-mail die niet tot een traject leiden: tot 1 jaar na afhandeling.
• Facturen en administratie: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Formulierinzendingen op de website: Rudys.AI bewaart een kopie van de inzendingen van het contact- en sollicitatieformulier. Ook deze kopieën verwijderen wij volgens de termijnen hierboven.

U kunt ons altijd vragen uw gegevens eerder te verwijderen (zie artikel 14).

11. Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. Denk aan een beveiligde (https-)verbinding op onze website, tweestapsverificatie op onze accounts, versleutelde apparaten, sterke wachtwoorden en het beperken van toegang tot wie die nodig heeft. Met onze dienstverleners maken wij afspraken over hun beveiliging.

Mocht er onverhoopt een datalek plaatsvinden, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat wettelijk verplicht is. Brengt het datalek een hoog risico voor u mee, dan informeren wij u daar ook zelf zo snel mogelijk over. Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of vermoedt u misbruik, neem dan direct contact met ons op via info@syncsearch.nl.

12. Website, formulieren en cookies

Als u het contactformulier op onze website invult, verwerken wij uw naam, e-mailadres, de hoedanigheid waarin u contact opneemt en uw bericht, om uw vraag te beantwoorden.

Als u via een vacaturepagina solliciteert, verwerken wij uw naam, e-mailadres, uw motivatie en, als u die opgeeft of meestuurt, uw telefoonnummer, LinkedIn-profiel en cv. Wij gebruiken deze gegevens om uw sollicitatie te beoordelen. Daarvoor gelden de bewaartermijnen voor kandidaten uit artikel 10.

De inzendingen van beide formulieren worden opgeslagen door Rudys.AI, op servers van Hetzner in Duitsland. Bij een inzending wordt automatisch een e-mail verstuurd via Resend (zie artikel 9).

Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Umami, dat binnen de EU wordt gehost. Umami plaatst geen cookies en slaat geen persoonsgegevens of IP-adressen op. Wij gebruiken geen Google Analytics, Facebook-pixel of andere trackers. Onze website plaatst geen cookies waarvoor uw toestemming nodig is. U kunt cookies altijd via de instellingen van uw browser verwijderen of blokkeren.

13. Marketingcommunicatie

SYNC Executive Search stuurt geen nieuwsbrieven of marketingcommunicatie per e-mail zonder uw voorafgaande toestemming. Geeft u die toestemming, dan kunt u zich in elk bericht eenvoudig weer afmelden.

14. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt opvragen of en welke persoonsgegevens wij van u verwerken, en een kopie daarvan ontvangen.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te wissen, tenzij wij deze op grond van een wettelijke plicht moeten bewaren.
• Recht op beperking: u kunt vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld zolang u de juistheid ervan betwist.
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gangbaar, digitaal formaat ontvangen of laten doorsturen naar een andere partij.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld als u niet meer benaderd wilt worden. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; wij stoppen daar dan direct mee.
• Recht om toestemming in te trekken: heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de verwerking die al eerder rechtmatig heeft plaatsgevonden.

U kunt een verzoek sturen naar info@syncsearch.nl. Wij reageren zo snel mogelijk en in elk geval binnen een maand. Bij ingewikkelde of veel verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos. Om zeker te weten dat een verzoek van u afkomstig is, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij vragen u daarbij niet om een kopie van uw identiteitsbewijs, tenzij het niet anders kan.

15. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op; wij lossen het graag samen met u op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u daar actief over als wij uw gegevens verwerken. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in september 2026.

SYNC Executive Search

September 2026

SYNC Executive Search
September 2026